يعد عنصر التحفيز من العناصر الأساسية لإتمام العملية الإدارية بكافة متطلباتها الأخرى ، وفي طبيعة السلوك الإنساني لا يخلو أي شخص من حب إشباع الجوانب المعنوية والمادية لذاته ، ونجده أيضاً في خارج إطار بيئة العمل كاهتمامه بالآخرين هو وسيلة لكسبهم والفوز بحبهم ، إذن من المسلم به ضرورية تكريس هذا الاهتمام في بيئة العمل بالأفراد وهذا العنصر الذي عادة مايكون موجوداً بالاسم فقط أو يتم منحه للأفراد ولكن بشكل نادر ، لذا فإن الاهتمام بهذا العنصر في إدارة الأفراد ذا وقع وأبعاد ايجابية تصنع الكثير بل الأكثر من الكثير للفرد والمنظمة استناداً لحجم الإنتاجية التي تتأثر به ، فالتحفيز في غاية الأهمية للموظف كالمميزات للوظيفة المطلوب شغلها ، لكن التحفيز في أداء العمل هو أكثر أهمية أيضاً.
فنجد أيضاً التحفيز مقارنةً بالعقاب لا يقل عنه أهمية ، بالإضافة إلى المردود العائد على السلوك أو على سير العمل ، فبما أن العقاب يجسد عامل الانضباط و الالتزام بالمسئوليات كذلك أيضاً نجد ذلك في التحفيز ، وبما أنه يحقق الدقة في تلافي الأخطاء وعدم تكرارها في العمل أيضاً نجد ذلك في التحفيز ، وبما أن العقاب ممكن أن يخلق درجة كبيرة من بناء شخصية إيجابية في العمل و ووصول الموظف إلى درجة المثالية نجد ذلك في التحفيز أيضاً ، وحتى أنه من وجهة نظري الشخصية يعادل فائدة التدريب والتطوير للأفراد.
وتباعاً لأهميته من الممكن كذلك أن يغرس التحفيز في الفرد الولاء التنظيمي للمنظمة و الاهتمام بجودة الأداء أو أن يزيد من مقدار الولاء التنظيمي الموجود لدى هذا الفرد ، كذلك لا يقتصر تأثير منح التحفيز على الموظف فقط و إنما يعطي دفعة وتنافس لدى أفراد الجهاز الإداري بأكمله نحو تحقيق الأداء المتميز والمنشود من أي منشأة والذي سيخلق بيئة عمل تنافسية متغيرة بحجم الحوافز التي تمنحها هذه المنشآت لأفراد كيانها التنظيمي.
ففي بعض المنشآت وبيئات العمل نجد ضعف اهتمام في تطبيق هذا الأسلوب بالرغم من وجود دوافع لتطبيقه ، كقيام الموظف بشيء مبتكر أو إنجاز أعلى بوقت أقل ، أو الكشف عن وباء إداري والخ ، ففي الغالب يتم الاهتمام بتطبيق الأنظمة بالعمل وأسلوب الجزاء للتقصير أكثر من الاهتمام بالتحفيز في الأداء ، و مع أنه لا يكلف الكثير مقارنة بمقدار العائد على الفرد في المنظمة وعلى المنظمة كذلك ، إلا أننا نجد غالباً بعض المدراء يمنح درجة تقييم أداء عالية مثلا ًللأفراد في المنظمة ولكن مجردة من أي تحفيز .
فيما يتعلق بأسلوب التحفيز في الغالب ممكن أن يكون أسلوب معنوي وهذا لا بأس به ، ولكن يفضل أن يكون عيني أكثر من أن يكن معنوياً ، وما ذلك الا لطبيعة الإنسان وحبه لاهتمام الآخرين و حب الاقتناء المادي أيضاً (التحفيز العيني) ، فالمعنوي ممكن أن لا يرسخ في المخيلة أما العيني فهو يحيي هذا الإحساس بمجرد امتلاك الموظف لهذا النوع من التحفيز بالمكافأة العينية أياً كان قدرها و التي توجد التأثير الإيجابي على العمل والفرد كذلك، فهذا النوع العيني من التحفيز يسترجع وقائع مناسبة التحفيز والأسباب الموصلة إليه ، بالإضافة إلى أنه يخلق للموظف دافع قوي و غير طبيعي نحو البحث عن ما هو أفضل من المستوى الحالي في الأداء والتحسين النوعي منه ، وما يسبب هذا الوقع الإيجابي على الأفراد ممكن أن يكون عبارة عن خطاب شكر أو شهادة شكر و تقدير على حسن الأداء كذلك هناك جانب معنوي في رأيي يساوي التحفيز بالمكافأة العينية كالإشادة بجهود الموظف المجتهد بشكره وتقديره شفوياً أمام فريق العمل نظير ما قام به من جهود حازت على الاهتمام ، و كذلك المكافآت المادية ، و كل ما من شأنه أن يحقق الرضا الذاتي لدى الأفراد في التنظيم ، هذا ما يحققه التحفيز في العمل ، ومن منطلق أهمية هذا العنصر على بعض المنظمات التي لا تعيره أي اهتمام بل أصبح قيد التهميش فلابد من ضرورة السعي لتطبيقه ومن ثم قياس مستوى عوائده بحجم الإنتاجية المتغيرة قبل وبعد التحفيز ومظهر السلوك التنظيمي السائد للأفراد في أدائهم بأسلوب تقليدي أم بأسلوب متغير نحو أداء أفضل.